拍賣資料管理規范(試行)

一、拍賣資料的內容

　　1 .委托拍賣合同，或者是委托拍賣函、人民法院的協助執行通知書。包括委托人的有關資料、 登記表、證照復印件等，標的的保管、保險、移交等事項的有關資料。

　　2 .拍賣公告。包括刊登公告的剪報或復印件，或是電視錄像、電臺廣播錄音。

　　3 .標的資料。包括標的目錄，標的有保留價的，應有保留價確認書，標的要求評估或鑒定的， 應具備評估或鑒定報告;標的需要確認所有權或處分權的，應具備委托人對標的享有所有權或處分權的證明;標的拍賣需要批準的，應具備有關部門的批準文件。

　　4 .查看拍賣標的的有關資料。包括查看人的登記資料等。

　　5 .競買登記記錄。包括競買人姓名、競買牌號、聯系電話、身份證明復印件、競買保證金收據復印件等。如果是委托代理競買的，還應具備委托授權書，以及委托人和代理人姓名、聯系電話、身份證明復印件等。

　　6 .拍賣規則。根據標的不同，還應包括拍賣有關注意事項，或是拍賣人與競買人簽署的競買協議書，或是競買人簽署的競買規則確認書等。

　　7 .拍賣筆錄。應包括拍賣師和記錄人的簽名，拍賣成交的，還應包括買受人的簽名。

　　8 .成交確認書。應由買受人和拍賣人簽署。

　　9 .移交標的的資料。應保存標的交割的有關書面材料，包括提貨單、產權變更的合同標準文本、相關證照副本復印件。標的款及傭金付款憑證復印件。

　　10 .流拍、中止和終止拍賣的有關資料。

　　二.拍賣資料的管理

　　1 .管理方式

　　(1) 以拍賣會為單元將拍賣的檔案內容資料整理存檔。

　　(2) 以檔案的各項內容為單元，按照年度或月度分類存檔。

　　2 .管理要求 、 '

　　(1) 資料真實、準確、完整，查閱方便。

　　(2) 每個企業 ( 含分支機構 ) 的檔案管理方式必須是兩種方式之一，不可混用。

　　(3) 每個拍賣檔案均應建立檔案目錄和編號。編號應體現時間性或主要標的的屬性等。

　　3 .存檔時時間

　　自委托拍賣合同終止之日起計算，不得少于五年。

　　4 .檢索

　　企業應建立檔案索引。有條件的應建立主要計算機檔案索引和主要拍賣指標數據庫。主要拍賣數據庫應包括：檔案編號、拍賣會時間和地點、拍賣師姓名、標的名稱、委托人名稱、評估價、保留價、成交價、買受人名稱和競買牌號、買方傭金額、賣方傭金額、交割日期等;暫時不具備條件的企業也應積極創造條件，爭取盡快實現檔案的電子化